La constitution de l'Association des étudiant(e)s diplômé(e)s en communication

Faculté des arts - Université d'Ottawa
Dernière mise à jour le 25 septembre 2020

Nom
L'Association sera connue sous le nom de «Association des étudiant(e)s diplômé(e)s en communication» ci-après dénommée «AÉDC». En français, l'Association est dénommée «L'Association des étudiants(e)s diplômé(e)s en communication» ou «AÉDC». Lorsque cela est possible, c'est-à-dire sur les médias sociaux, l'Association sera connue sous le nom de CGSAAÉDC.
 
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Objectifs

Les objectifs de cette association sont:

 

  1. Fournir un support pour l'organisation d'activités académiques, sociales et parascolaires;

  2. Discuter des problèmes communs aux membres et les transmettre au personnel approprié de l'Université d'Ottawa au besoin;

  3. Servir de liaison entre les membres et d'autres organisations, internes et externes à l'Université d'Ottawa, y compris Graduate Student's Association des étudiant(e)s diplômé(e)s (GSAÉD) de l'Université d'Ottawa.

 
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Membres

Les membres de l'Association se composent de tous les étudiant(e)s diplômé(e)s inscrit(e)s, à temps plein et à temps partiel, au Département de communication de l'Université d'Ottawa.

 
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Exécutif

Le comité exécutif de l'AÉDC sera composé d'un maximum de 11 dirigeants élus dont les responsabilités sont détaillées ci-dessous:

 

Coprésident(e) (doctorat)
Le(a) coprésident(e) (doctorat) doit

  1. être élu parmi les doctorant(e)s;

  2. avec le coprésident(e) (maîtrise / MComm), être responsable de l'organisation des élections d'hiver et d'automne;

  3. être le porte-parole des doctorant(e)s;

  4. être bilingue (français / anglais);

  5. avec le coprésident(e) (maîtrise / MComm), diriger et présider toutes les réunions exécutives;

  6. transmettre les préoccupations des membres à certains membres du corps professoral lorsque cela est nécessaire;

  7. assister à toutes les réunions de l'assemblée départementale en tant que représentant des doctorant(e)s;

  8. être signataire du compte bancaire de l'AÉDC; et

  9. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

Coprésident(e) (maîtrise/ MComm)
Le(a) coprésident(e) (maîtrise / MComm) doit

  1. être élu parmi les étudiant(e)s de maîtrise / MComm;

  2. avec le(a) coprésident(e) (doctorat), être responsable de l'organisation des élections d'hiver et d'automne;

  3. être le porte-parole des étudiant(e)s en maîtrise / MComm;

  4. être bilingue (français / anglais);

  5. avec le(a) coprésident(e) (doctorat), diriger et présider toutes les réunions exécutives;

  6. transmettre les préoccupations des membres à certains membres du corps professoral lorsque cela est nécessaire;

  7. assister à toutes les réunions de l'assemblée départementale en tant que représentant des étudiants en maîtrise / maîtrise;

  8. être signataire du compte bancaire de l'AÉDC; et

  9. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

VP des finances
Le(a) VP des finances:

  1. être responsable de l'enregistrement de la collecte et de la dispersion de toutes les sommes et reçus;

  2. préparer un état financier pour la direction de l'AÉDC à la fin de chaque trimestre et pour l'assemblée générale de l'automne;

  3. être signataire du compte bancaire de l'AÉDC; et

  4. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

VP Affaires académiques
Le(a) VP académique sera responsable de:

  1. être responsable de l'organisation des activités académiques pour les membres;

  2. être responsable de l'organisation et de la coordination de la conférence annuelle InterComm;

  3. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

VP Affaires sociales
Le(a) VP Social sera responsable de:

  1. être responsable de l'organisation des activités sociales pour les membres;

  2. être responsable de la collecte et de la communication d'informations sur les initiatives de santé et de bien-être internes et externes à l'Université qui peuvent être utiles aux membres;

  3. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

VP Bilinguisme
Le(a) VP au bilinguisme doit:

  1. être bilingue (français / anglais)

  2. être responsable de s'assurer que l'Université d'Ottawa et ses entités respectent leurs exigences en matière de bilinguisme. Cela comprend, mais sans s'y limiter: l'AÉDC, la GSAED, le Département de communication, la Faculté des arts, l'Université d'Ottawa et tout organisme, association, chaire de recherche, etc., avec lesquels les membres de l'AÉDC traitent;

  3. promouvoir le bilinguisme par les communications et les activités de l'AÉDC;

  4. aider le vice-président aux communications et le vice-président aux affaires communautaires à s'acquitter de leurs responsabilités afin d'assurer l'exactitude et l'importance des communications en français et en anglais;

  5. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

VP Communications
Le(a) VP Communications sera responsable de:

  1. gérer et coordonner le site Web de l'AÉDC (www.cgsaaedc.com);

  2. solliciter des contributions pour le site Web de l'AÉDC auprès des étudiant(e)s, du corps professoral et d'autres membres de la communauté qui sont pertinents et intéressants pour les membres;

  3. gérer et mettre à jour la présence de l'AÉDC sur les médias sociaux (y compris, mais sans s'y limiter, Facebook, Instagram et Twitter);

  4. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

VP Affaires communautaires
Le(a) VP des affaires communautaires est chargé:

  1. gérer et coordonner toute la correspondance de l'AÉDC;

  2. l'établissement et le maintien de relations avec les intervenants, y compris, mais sans s'y limiter, le GSAED, le Carleton Communication Graduate Caucus et le Michaelle Jean Center for Global and Community Engagement;

  3. travailler en partenariat avec le Bureau des anciens de l'Université d'Ottawa pour renforcer les relations avec les anciens;

  4. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

Représentant(e) de première année (doctorat)
Le(a) représentant(e) de première année (doctorat) doit:

  1. être le porte-parole des doctorant(e)s de première année;

  2. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

Représentant(e) de première année (maîtrise)
Le(a) représentant(e) de première année (maîtrise) doit:

  1. être le porte-parole des étudiant(e)s de première année en maîtrise;

  2. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

 

Représentant(e) MComm
Le(a) représentant MComm doit:

  1. être le porte-parole des étudiant(e)s MComm;

  2. aider à la promotion, la planification et la mise en œuvre des activités de l'AÉDC au besoin.

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Élections

 

Officiers de première année
Les nouveaux(elles) représentant(e)s de l'année supérieure seront élus à la fin du trimestre d'hiver. Tout membre de l'ÉDC qui est étudiant(e) à temps plein ou à temps partiel est éligible. L'organisation de l'élection des membres du bureau de l'année supérieure incombe aux coprésident(e)s sortants. Les représentant(e)s actuel(le)s qui poursuivront leurs études pendant une année universitaire complète peuvent se présenter pour une réélection. Les représentant(e)s de première année peuvent se présenter pour les postes des années supérieures.

 

Représentant(e)s de première année et MComm
De nouveaux officiers de première année et de MComm seront élus au début de chaque trimestre d'automne. Tout membre de l'AÉDC qui entreprend sa première année d'études en tant qu'étudiant(e) au doctorat, à la maîtrise ou au MComm qui est étudiant à temps plein ou à temps partiel est éligible. L'organisation de l'élection de la première année et des officiers du MComm incombe aux coprésidents. Ces postes seront vacants pour les trimestres de printemps et d'été.

 

Absence de candidat(e)s
En l'absence de plus d'un(e) candidat(e) (par poste), les coprésident(e)s sortants peuvent omettre l'assemblée générale et transférer leurs responsabilités (avant de démissionner) ou soumettre les candidatures à un vote de confiance des membres de l'AÉDC, à leur discrétion.

 

Retrait du bureau
Un membre du comité exécutif qui porte préjudice à l'Association et / ou ne remplit pas ses obligations peut, à tout moment, être démis du comité exécutif en soumettant sa révocation à un vote de censure aux autres membres exécutifs. Une majorité de votes de censure est nécessaire de la part du comité exécutif et des membres de l'AÉDC pour que le licenciement ait lieu.

 

Dans des circonstances particulières (par exemple, le vote de non-confiance du comité exécutif est divisé, on pense que plus d'un membre du comité exécutif porte préjudice à l'Association, etc.), tout membre de l'AÉDC peut soumettre des candidatures pour révocation à un vote de non-confiance par leur pairs. Dans ce cas, une majorité de votes de censure n'est nécessaire que par les membres de l'AÉDC pour que le ou les licenciements aient lieu

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Assemblées générales

Une assemblée générale bilingue (français / anglais) se tiendra à la fin du trimestre d'hiver pour élire les dirigeants de l'année supérieure et adopter l'état financier présenté par le(a) vice-président(e) aux finances.

 

Quorum
Le quorum de chaque assemblée générale sera de dix pour cent (10%) des membres. Tous les efforts doivent être faits pour informer à l'avance les membres des assemblées générales. Les coprésident(e)s peuvent convoquer une assemblée générale à tout moment de l'année.

 

Minutes
Les procès-verbaux des assemblées générales et exécutives doivent être compilés et conservés pendant au moins deux (2) ans.

 

Omission de réunion
Dans des circonstances particulières, les coprésident(e)s peuvent omettre l'assemblée générale et l'adoption d'un état financier. Cependant, le comité exécutif est obligé de fournir un relevé des coûts (pour l'année scolaire en cours) à tout membre de l'AÉDC, sur demande. Le comité doit également communiquer ouvertement avec les membres de l'AÉDC au moyen de courriels et / ou d'autres moyens de communication adéquats.

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Amendements à la Constitution

Les autres amendements et ajouts à la présente Constitution seront apportés par l'exécutif de l'AÉDC à la majorité des deux tiers et seront ratifiés par une majorité des deux tiers des membres de l'AÉDC présents à l'assemblée générale. Les amendements doivent être affichés au moins une semaine avant l'assemblée générale.

 

Dans des circonstances particulières, les coprésidents peuvent, de leur propre initiative, proposer des amendements / ajouts à la présente Constitution aux membres de l'AÉDC. Si aucune assemblée générale n'a lieu, les coprésident(e)s doivent partager ces suggestions avec les membres de l'AÉDC par courrier électronique et / ou par tout autre moyen de communication adéquat. Une fois les changements suggérés envoyés / partagés, les membres de l'AÉDC ont une semaine (7 jours) pour poser des questions et fournir des commentaires.

 

Après cette semaine, les coprésident(e)s enverront / partageront une version révisée (le cas échéant) et les membres disposeront d'une autre semaine complète (7 jours) pour indiquer s'ils approuvent ou désapprouvent les modifications. Une majorité d'approbations est nécessaire pour que les changements soient adoptés.

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